Вступ

Особливості управління документацією в Польщі

Висновок

Список використаних джерел

Слід пам'ятати, що польське архівознавство застосовує принцип походження, який говорить не тільки про нерозривний зв'язок справ однієї організації, а й про те, що формування справ даної організації в історичному архіві має відповідати формуванню цих справ у їх творця. Таким чином, польське архівознавство нерозривно пов'язане з процесом створення справ, який розглядається як невід'ємна частина процесу створення і збереження архівних фондів. Цей підхід в архівознавстві був сформульований професором Гогданом Ришевскім.
Головним завданням польських архівістів є не тільки збереження справ, але і їх формування, яке завершується створенням архівного фонду, що містить всі справи в тому вигляді, в якому вони були створені в конкретній організації.
Як вже говорилося, в польських архівознавчих колах як і раніше широко поширене визначення роботи з документацією як канцелярської роботи. В останні роки термін «zarzdzanie dokumentacj» набуває все більшого поширення, що відповідає тенденціям розвитку роботи з документацією. Тому важливо приділити увагу сучасного періоду, а також розглянути перспективи розвитку в Польщі того, що називається «управлінням записами».
Слід починати з питань підготовки фахівців у сфері управління документами. Такі освітні програми пов'язані з підготовкою архівознавець, яка в Польщі традиційно ведеться на історичних факультетах. В даний час два польських університету ведуть підготовку фахівців з управління документами в рамках самостійних напрямків на рівнях бакалаврату та магістратури. У 2006 р в Університеті Миколая Коперніка в Торуні було відкрито напрям підготовки «Архівознавство та управління документацією». Кількість лекцій у напрямку в цілому в програмі бакалаврату становить +1860 годин, а магістратури 840 годин.
«Управління документацією» на бакалавріате13 є однією з двох самостійних спеціальностей (друга «Архівознавство»). На другому році навчання студенти обирають, за якою спеціальністю вони будуть навчатися. Загальна програма для обох спеціальностей включає модулі «Управління», «Основні проблеми управління в організації», «Управління документацією та інформацією». Останній модуль включає в себе наступні предмети: управління архівами, основи управління документацією в установі, управління документацією в канцелярії, управління документацією в поточному архіві, управління мережевими ресурсами.
Студенти, які обрали спеціальність «Управління документацією», вивчають такі предмети: «Основи статистики для керуючих документацією»; «Громадські комунікації в установі»; «Сучасні технології в офісі та поточному архіві»; «Сучасні інструкції з організації та діяльності поточних архівів»; «Сучасні канцелярські інструкції»; «Селективний відбір і знищення документів в сучасних установах»; «Техніка в сучасному офісі і поточному архіві» і ін.

1. Антошкова, О.Я. 20 років системі стандартів в галузі інформації, бібліотечної та видавничої справи (СИБИД) [Текст] / О.А. Антошкова, Ф.Е. Гришина // НТІ. Сер.1. - 1999. - №4. - С. 1-3;
2. Білозеров В.Н., Шкловська Т.А. Стандарт на опис інформаційних ресурсів // Науково-технічна інформація. Сер.1.2004. № 2;
3. Волкова Д.В. Діяльність міжнародної організації зі стандартизації (ISO) // Делопроізводство.2006.№ 2.с 9-15;
4. Історія. Сучасність. Матли IV Міжнар. Науково практ. конф., присвяченій 20 років підготовки документознавців в Уральському федеральному університеті, Єкатеринбург, 14 листопада 2012 г. Екатеринбург, 2012. С. 4549.
5. Мітченко О.Ю. Міжнародні стандарти ISO в сфері інформації та документації // Секретарська дело.2005. № 2;
6. Мітченко О.Ю., нишпорячи О.І. Міжнародний стандарт з управління діловою документацією ІСО 15489-2001 // Діловодство. 2003 року № 3;
7. Нишпорячи О.І. Метадані в діловодстві: зарубіжний досвід стандартизації // Діловодство. 2004. № 4. з 42-46;
8. Нишпорячи О.І. Національний стандарт на опис електронних інформаційних ресурсів // Діловодство. 2005.№ 2. з 54-59;
9. Нишпорячи О.І. Управління документами в європейських країнах: огляд нормативної бази // Діловодство. 2006. № 4. з 8-14;
10. Перель І.С., Славін В.Н. Інформаційна діяльність за кордоном і проблеми інформаційного менеджменту. - М .: НПО «Пошук», 1992. - 65 с;
11. Пилки, І.С. Бібліотечна технологія: Загальний курс [Текст] / І.С. Пилки. - Кемерово: КемГАКІ, 2000. - 178с;
12. Скупскі К. Вплив інформаційно-комунікаційних технологій на розвиток бюрократії в сучасній Польщі // Документ. Архів.
13. Сокова А.Н. Діловодство підприємства в системі управління якістю на підставі стандартів ISO серії 9000 і стандартів України // Діловодство. 2001. N 2. С. 34-39;
14. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформлення документів. - М .: «Дело», 1999. - 180 с.

У спеціалізованих зарубіжних джерелах і науковій літературі робота з документами (Record Keeping) трактується як виробництво і збереження в формі записаної інформації повного, точного і достовірного свідчення управлінської діяльності. У українському документознавстві та архівознавстві еквівалентів терміну «Record Keeping» не існує.

В цілому робота з документами включає в себе: створення документів в ході управлінської діяльності, а також способи забезпечення відповідності створюваних документів певним вимогам; проектування, впровадження та експлуатацію системи роботи з документами (системи управління документами); управління документами, використовуваними як в управлінській діяльності (це традиційно належить до сфери управління документами - Records Management), так і в якості архіву (це традиційно належить до сфери управління архівами - Archives Administration).

Історично термін «управління документацією» зародився в США. Американські автори Ф.В.Хортон і К.Леннон вказують, що розуміння важливості управління документацією виникло в Сполучених Штатах Америки після Другої світової війни, коли «країна загрузла в паперовій роботі» і «виникла необхідність привести всю документацію в порядок».

Термін «управління документацією» активно використовується в усьому світі. У США організація, що займається питаннями документації, називається «Національний архів і управління документацією» (National Archives and Records Administration (NARA)). У Німеччині вживається термін «Schriftgutverwaltung», який перекладається як «управління письмовими документами». У Великобританії для позначення терміна «управління документами» використовується поняття «Records Management».

Аналіз робіт американських і німецьких дослідників дозволяє зробити висновок, що серед вчених відсутня єдність в розумінні управління документацією як наукової категорії. Однак більшість дослідників визнають управління документацією повноцінною функцією менеджменту організацій, підприємств і установ, а також інформаційним ресурсом (наприклад, К.Леннон, А.Морделл, К.Хар і ін.).

Ф.Хортон і К.Леннон визначають управління документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, «проходження по службі», тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення. Вони вважають, що управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує на те, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях.

З урахуванням значного внеску американських дослідників в розробку проблеми управління документацією варто звернути увагу на деякі роботи, наявні в науковій літературі. У цих роботах автори неоднозначно визначають місце управління документацією в системі менеджменту організації, установи та підприємства.

Визнають управління документацією функцією управління та інші дослідники. Наприклад, К.Хар і Д.Маклеод вважають, що управління документацією відноситься до числа стратегічних функцій організації, а Дж.Саммервіл безпосередньо пов'язує ефективну реалізацію функції управління документацією з отриманням прибутку: «Ми - керуючі інформацією ... вже не запускаємо руку до загального бюджет своєї організації, навпаки, будучи професіоналами в області інформації, ми, по суті, самі заробляємо гроші для своєї організації».

Управління документацією є однією з складних процедур системи якості. Вона впорядковує систему документообігу організації, тому при розробці даної процедури багато уваги приділяється складу документації, руху документів, правилами їх обробки. Дана процедура задає єдині правила поводження з документацією, від дотримання яких багато в чому залежить ефективність роботи не тільки самої системи якості, а й організації в цілому.

Важлива роль у поширенні поняття «управління документацією» в Польщі належить також впровадження в сферу управління теорії і практики Рекорд менеджменту. Уже в 2006 р Польський комітет опублікував частини стандарту ISO 15489. Англійський термін переведений там як «управління документами». Правда, це створило певну плутанину, тому що англійське слово «document» переведено прямо як «документ».

Слід теж відзначити вплив ІКТ. Інформатизація, що застосовуються в управлінні, є модулі управління документами. В останні час серед фахівців з'явилася пропозиція, щоб термін «Рекорд менеджмент» був перекладений польською мовою як «управління справами». Це є прикладом того, як ІКТ впливає на уявлення архівознавець про управління документацією. Треба мати на увазі, що в даний час створюються все нові компоненти комп'ютерних систем, які в цілому можна визначити як системи управління документами. Йдеться, звичайно, про електронні документи. До складу таких систем можуть бути включені: Digital Asset Management, Document Data Management, Document Management System, вже згаданий ECM, Records Management, Electronic Management System, Content Management System, Information Lifecycle Management, а також Workflow Management System. Сфери застосування цих систем перетинаються один з одним. Їх створення і функціонування характеризується величезною динамікою, типовою для розвитку ІКТ. Тому не слід очікувати швидкої стабілізації ситуації з термінологією у сфері управління документацією.

Немає сумнівів, що в результаті впливу зазначених вище факторів управління документацією (записами) в Польщі, незалежно від питань термінології, буде продовжувати розвиватися як важлива складова частина управління, як в державних, так і в приватних організаціях. Незважаючи на деяке відставання, це, звичайно, пов'язано з тенденціями світового розвитку.