ВСТУП 3

РОЗДІЛ 1. 5

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ 5

1.1. Загальна характеристика службових документів. 5

1.2. Вимоги до складання документів. 13

РОЗДІЛ 2. 18

ОСОБЛИВОСТІ МЕТОДІВ ДОСЛІДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ 18

2.1. Відбиток печатки. 18

2.2. Історія виникнення печатки. 22

2.4. Особливості електронної звітності. Електронний підпис. 40

2.5. Гриф затвердження документу 50

ВИСНОВКИ 52

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ: 54

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732–94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).
Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи створюються для того, щоб зафіксувати необхідну інформацію, передати її на відстань, зберегти при необхідності її використання в майбутньому. Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації [1,c.11].
Процес створення документа називається документуванням діяльності конкретної установи, організації. Система документування – це сукупність процесів у створенні всіх видів документації, яка використовується, наприклад, в органах державної податкової служби. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа [2, с.121]. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. У системі, наприклад, державної податкової служби України такі вимоги встановлені інструкцією з діловодства, затвердженою наказом ДПА України від 1 липня 1998 року № 315. Зазначена інструкція введена в дію з 1 січня 1999 року.

1. Андреева В.И. Делопроизводство. – Изд. 4. – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 2007.–209с.
2. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. – М.: Высш. шк., 2009.–234 с.
3. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3–е изд. – М.: Изд. стандартов, 2009.–345 с.
4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5–те, доп. і переробл. – К., 2011. – 544 с.
5. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 2007.–453 с.
6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2–е вид. – К.: Либідь, 2010.–453 с.
7. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник. Сокирнив І.В. – К.–Хмельницький, 2010.–564 с.
8. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 2012.–123 с.
9. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 2009.–342 с.
10. Основи діловодства. – К., 2012.–201.–312 с.
11. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 2009.–389 с.
12. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 2009.345 с.
13. Слиньков В.Н. Документы административного делопроизводства в менеджменте бизнеса. – К., 2009.–450 с.
14. Словник–довідник з діловодства. – К., 2008.–346 с.
15. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2010. – 448 с.
16. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 2009.–675 с.

Актуальність. Організація роботи з документами – головна задача управління у будь–якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Більшість документів оформлюється за чіткими єдиними вимогами до оформлення документу, що сприяє оптимізації процесу документообігу.

Засвідчення паперових документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення відбитку печатки. З приводу електронного підписання у пункті 58 розділу II Типової інструкції зазначено: засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Мета роботи. Розглянути методи засвідчення документів. Для досягнення мети були поставленні наступні завдання:

 розглянути загальну характеристику службових документів,вимоги до складання;

 охарактеризувати основні методи засвідчення документів:відбиток печатки,підпис,гриф.

 розглянути історію виникнення печатки;

 розкрити особливості електронної звітності,електронний підпис.

Об''єкт дослідження – процес документообігу на сучасному етапі розвитку.

Предмет дослідження – службові документи, зокрема основні вимоги до їх затвердження та погодження.

Структура роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновку, літератури.

У вступі обґрунтовується актуальність обраної проблеми, визначається предмет та об''єкт дослідження, мета та завдання дипломної роботи.

Перший розділ присвячено розгляду особливостей службових документів, зокрема розглядається класифікація документів, вимоги до тексту та оформлення службових документів.

У другому розділі розглядаються основні методи засвідчення документів: підпис, печатка, гриф, особливості електронної звітності, історія виникнення печатки.

Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.

Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.

У результаті проведення дослідження у першому розділі ми визначили загальну характеристику документів , і визначили основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст. У даному дослідженні наведений аналіз вимог до підписання та безпосереднього затвердження службових документів.

Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (наказу, рішення).

Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.

Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.

У другому розділі були охарактеризовані такі методи,як печатка,підпис,гриф затвердження. Розглянуто поетапну історію виникнення печатки,сучасну електронну звітність.