ЗМІСТ

Вступ 3

Розділ 1.Основи управління документацією 4

1.1. Термінологія, історія та нормативна база керування документацією 4

1.2. Міжнародні стандарти в керування документацією в Росії 7

Висновки 17

Список використаної літератури 20

Джерелами визначення понять були законодавчі акти, що регламентують організацію роботи з державними документами та діяльність національних архівів Австралії, Великої Британії, Канади й США, міжнародні стандарти та словники, праці теоретичного характеру й методичні посібники, розроблені архівістами цих країн та міжнародними й національними фаховими організаціями. Було виокремлено базові поняття КД та групи термінів, що позначають види службових документів, їх носії, репрезентують процеси КД, відображають правові аспекти інформаційної діяльності та роботи зі службовими документами.
Базове поняття «керування документацією» за кордоном трактовано як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність. У національному стандарті Росії ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів. Таким чином, у вітчизняному національному стандарті не враховано управлінську функцію, яку виконує КД. Натомість близькими за змістом є визначення понять «службовий документ» та «електронний документ», прийняті у зарубіжних і вітчизняних нормативних документах.
Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як «документаційна система» та «метадані». За визначенням ISO 15489 «документаційна система» – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі. Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін «метадані» означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

1. Антоненко І. Є. До історії розроблення міжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Інформація та документація – Управління документацією» // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83.
2. Антоненко І. Є. Засоби класифікації та словниковий контроль у керуванні документацією // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537 – 547
3. Антоненко І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148.
4. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10.
5. Кулешов С. Г., Прокопенко І. П. Управління документацією: підготовка фахівців у вищих школах за рубежем // Архіви України. - 2003. - № 1-3.
6. Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біфуркації // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф. - К., 25-26 трав. 2004 р. - К., 2004.
7. Кушнаренко Н. М. Складові змісту спеціальності Документознавство та інформаційна діяльність : питання методології // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2004. - № 1.
8. Морозюк І. Формування напрямів освіти документознавців // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 10.
9. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. - 2003. - № 4.
10. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. - 2004. - № 3.
11. Швецова-Водка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. ун-т. - Рівне, 2001. - 438 с.

Керування документацією (далі – КД) є невід''ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією (далі – установою) і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки із середини 1990-х рр. приділяється значна увага методам керування документованою інформацією з огляду на зростання її значущості як економічного чинника та засобу правового регулювання. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері КД, спрямовані на перегляд технології традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування всім комплексом документаційно-інформаційних ресурсів.

Сьогодні в управлінських структурах Росії недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і контролю за їх роботою з боку держави. Вимагають регламентації питання, зв''язані з інформатизацією керування, застосуванням нових інформаційних технологій, комп''ютеризацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Знизилася увага до підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб документаційного забезпечення, бракує сучасної учбово-методичної літератури з цих питань. Спостерігається визначений застій у наукових дослідженнях з питань документоведення.

Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. У наш час термін «документ» є загального назвою всіх юридичне значущих джерел інформації. Класифікація документів – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та питань діяльності. Метою класифікації є підвищення оперативності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Остання здійснюється шляхом розмежування функцій структурних підрозділів установи і обов''язків виконавців, чіткішого розподілу інформації між ними, ліквідації можливості суб''єктивізму та випадковості.

Первинна класифікація документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.

Діяльність офісу будь-якого підприємства є дуже важливою, адже саме офіс надає найбільшу частину інформації для управління підприємством. Так як інформація є головним ресурсом життєдіяльності всієї організації, то дуже важливим є те, щоб ці вимоги до неї були завжди їй притаманні. Так як інформація є зв''язковим елементом між різними видами інтелектуальної та матеріальної діяльності менеджерів, між керівництвом та виробництвом, вона, відрізняючись від інших видів ресурсів (природних ресурсів), не зменшується з часом а навпаки, її обсяги постійно зростають, що створює умови для накопичення досвіду, допомагає прийняттю обґрунтованих управлінських рішень.

Існують певні відмінності у трактуванні змісту подібних термінів у міжнародній лексиці КД та вітчизняному понятійному апараті з діловодства. Зокрема, це стосується базового терміна «керування документацією», визнаного та унормованого на міжнародному рівні як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, включаючи процеси відбору й зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Аналіз теоретичних засад організації КД в установі, розроблених зарубіжними архівознавцями та документознавцями, свідчить, що їх основу складають формальні управлінські моделі загального менеджменту, тобто обов''язковим є розроблення та впровадження політики та програми КД, регулярне навчання персоналу та контроль.

Вивчення форм і методів організації функціонування службових документів дає підстави для висновку про подібність основних процесів роботи з документами в Україні та країнах, чий досвід було досліджено. Основна відмінність полягає у більшій регламентації цих процесів в Росії, що є позитивним в умовах забезпечених сучасними інформаційними технологіями змін процесів створення, отримання та використання документованої інформації.

Пріоритетними напрямами можливого використання світового досвіду з КД у практиці служб діловодства та архівних установ Росії з огляду на інтеграцію країни до світового інформаційного простору є такі заходи:

 гармонізація вітчизняної терміносистеми, що використовується у сфері створення та функціонування службових документів, з міжнародними нормативними документами;

 застосування на постійній основі методів загального та інформаційного менеджменту щодо організації роботи зі службовими документами в установах;

 розроблення та прийняття загальнонаціонального нормативно-правового акта з питань організації роботи зі службовими документами, який би визначав засади державної політики в цій сфері, відповідальність за документування діяльності в установах всіх форм власності, уможливив би уніфікацію вимог до програмних, технологічних та технічних засобів, що застосовують в процесах електронного документування та документообігу;

 прийняття та впровадження національного стандарту, гармонізованого з міжнародним стандартом ISO 15489 «Інформація та документація – Керування документацією», що сприятиме поширенню прогресивного практичного досвіду в Україні та ознайомленню вітчизняних фахівців з новими ідеями та напрямками роботи зі службовими документами;

 впровадження методики проведення наукових досліджень у сфері КД, запропонованої австралійськими архівістами;

 застосування системного підходу до організації роботи зі службовими документами, який передбачає співпрацю (кооперацію) документознавців, фахівців архівної справи та інформаційних технологій;

 вивчення досвіду застосування нових організаційних рішень у роботі зі службовими документами (зокрема, аутсорсінгу) для можливого впровадження у вітчизняну практику;

 застосування результатів теоретичних та практичних досліджень зарубіжних фахівців для збагачення вітчизняної теорії діловодства, для методичного забезпечення електронного діловодства в установах Росії; а також під час розроблення навчальних курсів з управлінського документознавства, програм курсів підвищення кваліфікації практичних працівників(наприклад, виходячи з досвіду використання австралійської методики розроблення та впровадження ДС «DIRКS» в європейській навчальній програмі з керування електронними документами);

 державна підтримка участі українських документознавців та архівістів у вирішенні на міжнародному рівні теоретичних і практичних проблем функціонування й збереження службових документів в умовах інформаційного суспільства.