Вступ……………………………………………………………………………3
Розділ I. Історія розвитку методів засвідчення документів…………………5
Розділ II. Характеристика особливостей електронного підпису…………..13
Висновки………………………………………………………………………23
Список використаних джерел………………………………………………..25

Перші документи або як їх називають прадокументи з’являються у IV-III ст. до н.е. в межах Близькосхідної Месопотамської цивілізації. Життя у шумерів як населення найдавнішої держави людства,було надзвичайно задокументованим, вчені це пояснюють складними кліматичними умовами, які вимагали сильної влади, чіткої ієрархії відносин у суспільстві, а отже для їх регламентації необхідних письмових засвідчень, тобто документів.
Матеріальною основою перших документів були природні матеріали від Шумеру до нас дійшло найбільше документів на камені, хоча є й інші:на дереві, камені і т.д. [3, с.12]
До епох Шумеру належать складання інших традицій в опрацюванні документа. Виникає традиція засвідчувати документ, підтверджувати справжність і офіційність документа. Процедура затвердження документа відбувається через печатку. Печатки створюють прецедент офіційності, справності власницької ознаки як характеристики будь-якого документа. Одночасно усвідомлювалось значення та роль печатки оскільки уже в Стародавньому Вавилоні існував реєстр існуючих втрачених печаток. Виникає необхідність тлумачення текстів, тобто виділяється ще один важливий напрям-трактування, семантики текстів документа релігійного змісту, їхнє тлумачення було важливим, оскільки сприяло виробленню, вмінь і навиків роботи з документами. Варто сказати,що прочитуючи тексти фахівців складали цілі словники, які заключали в собі слова, терміни, що тут не пояснювалися, їх переклад на інші мови,тобто маємо сказати,що вже в в епоху давніх близькосхідних цивілізацій складається традиція філологічного аналізу інформацією таким чином на початковому етапі формування сукупностей, уявлень про документ починається їх перша диференціація,а їх напрями по суті зберігаються й донині,це по-перше інвентарно-каталожний спосіб узагальнення відомостей про документи коли їх враховують як одиниці зберігання,тобто типи оперують як матеріальними об’єктами обліку та зберігання з іншого боку оперування документами. По-друге усвідомлюється різне цільове призначення документа їх функціональне спрямування,що позначалось у окремому архівному зберіганні адміністративному господарстві, фінансових, торгівельних та інших документах,а значення деяких з них зумовлювало особливі умови такого зберігання. Зосередження їх у державних скарбницях, центральних сховищах і навіть іноді в гробницях. По-третє цей напрям у дослідженні жанрово тематичної диференціацією документів, які містять тексти фінансового,юридичного, релігійного змісту. Розвиток різних сфер соціальної діяльності людини бюрократичної системи, способів управління державою,зумовлюють потребу в різних управлінських, правових, фінансових, дипломатичних, торговельних документів вироблення певних правил організації їхнього тексту відповідно до жанрової специфіки. Документ вже тоді використовується з різною метою як навчальні посібники, довідкові матеріали,засоби управління чи фіксації облікової інформації. Усталеність певних видів документа створює наявність у них формуляра. По-четверте-це усвідомлення поняття справжності документа його цінності через вироблення такого формуляра реквізитом, якого як правило стає печатка, що засвідчує особу, права її власності, підтверджує написаний текст. Розуміння копії та оригіналу виникає вже на стадії переписування донних табличок в часи Шумерів, коли їхня оригінальність підтверджувалась специфічним терміном, що означав правильні таблички. По-п’яте-це аналіз інформаційної складової документа який вимагав перекладу з однієї мови на іншу. Трактування текстів й дешифрування письмен, священні тексти сприймалися і як нормативні,а інші проявами нормативності у поєднанні з офіційністю були законодавчі акти, укази царя тощо.[16. c.26]
Вага і статус офіційного документа як юридичного акту значно підвищилася в середні віки в умовах феодального права,що регулювало взаємини членів європейського суспільства всіх рівнів,особливо у сфері володіння матеріальними(землі, будівлі, населені пункти) і людськими ресурсами. Це зумовило вироблення законодавства, спрямованого проти фальшування документів. Звідси й постала потреба в більш чіткій регламентації оформлення документів. [15. с.16]
В епоху Середньовіччя набуті знання про документ за Античності значно розширюються. З VIII ст. до нашого часу дійшли праці „Liber diurnus”, які містили конкретні приписи що до складання різних видів документів. Їх було безліч: Це-„summa” (сумації), „art”(мистецтво), „ narionus”(правила складання документів. Церква, яка була зацікавлена в тому,щоб довести право на своє існування. Тому й не дивно,що доводячи це право іншим як і право на приватну власність, вона потребувала авторитетних джерел своїх прав, а ними могли стати лише документи.

1. Андреєва В.І. Діловодство. – Вид. 4. – М.: ЗАТ «Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2007. – 234с.
2. Бондарева Т.Н. Секретарська справа. – М.: Вища. шк., 2009. – 454с.
3. Веселов П.В. Сучасне ділове письмо. – 3-е видав. – М.: Вид. стандартів, 2000. – 231с.
4. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В..Сучасні ділові папери:Навчальний посібник / Вид. 5-те, доп. і переробл. – К., 2005. – 544 с.
5. Головач А.С. Зразки оформлення документів. – Донецьк: Сталкер, 2007. – 451с.
6. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000. – 234с.
7. Діловодство. Конспект лекцій / Упорядник. Сокирнив І.В. – К.-Хмельницький, 2000. – 325с.
8. Коваль А.П. Ділове спілкування. – К.: Либідь, 2002. – 234с.
9. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. – К.: Техніка, 2002. – 231с.
10. Основи діловодства. – К., 2002. – 234с.
11. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення. – К.: НМКВО, 2001. – 451с.
12. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. – К.: МАУП, 2007. – 345с.
13. Слиньков В.Н. Документи адміністративного діловодства в менеджменті бізнесу. – К., 2009. – 761с.
14. Словник-довідник з діловодства. – К., 2003. – 267с.
15. Шевчук С.В. Ділове мовлення. Молодий курс: Підручник. – К.: Література ЛТД, 2005. – 448 с.
16. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 2007. – 231с.

Актуальність теми полягає в необхідності використання документації й її засвідчення.
Організація роботи з документами – головна задача управління в будь-якому закладі: від офісу невеликого підприємства до державної установи або крупної корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства. Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.
Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Більшість документів оформлюється за чіткими єдиними вимогами до оформлення документу, що сприяє оптимізації процесу документообігу. Необхідність знання усіх цих вимог зумовило актуальність обраної теми.
Метою роботи є аналіз вимог до оформлення грифів затвердження та узгодження службових документів. Досягнення поставленої мети передбачає розв’язання ряду завдань:
 аналіз основних ознак службових документів;
 аналіз типів службових документів;
 дослідження особливостей узгодження документу;
 визначення правил оформлення грифу затвердження у службових документах.
Об’єктом нашого дослідження став процес документообігу на сучасному етапі розвитку. Безпосередньо ж предмет дослідження становлять службові документи, зокрема основні вимоги до їх затвердження та погодження.
У процесі роботи над обраною темою ми користувалися такими методами дослідження:
 описовий метод
 метод аналізу
 порівняльний метод.
Робота має практичне значення. Результати даного дослідження можуть бути використані під час вивчення особливостей оформлення службових документів на заняттях із документознавства, а також як посібник для оптимізації роботи зі службовими документами.

Роблячи висновки, потрібно зазначити, що розкрита тема, є дуже важливою й необхідною в житті кожної людини.
Отже, провівши дослідження обраної проблеми можна зробити ряд висновків та узагальнень.
Діяльність підприємства, установи, організації відображається в різноманітних документах, сукупність яких становить систему документації. Документування включає операції зі складання, погодження, оформлення документа. При цьому працівники повинні дотримуватись відповідних вимог, норм, стандартів щодо створення документів. Головне завдання служби діловодства – організувати документообіг таким чином, щоб це забезпечувало оперативну, безперебійну та ефективну діяльність установи.
Проекти підготовлених документів перед їх підписуванням або затвердженням у ряді випадків погоджують із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Мета погодження – підвищення якості ділових паперів.
У роботі розглядаються дві форми погодження документів – внутрішнє та зовнішнє.
Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
Основні способи засвідчення документа – підписування, прикладання печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст. У даному дослідженні наведений аналіз вимог до підписання та безпосереднього затвердження службових документів.
Після підписання деякі види документів, нормативні акти передбачають їх затвердження. Це статути та положення про підприємства та їх структурні підрозділи, штатні розклади, інструкції звіти, баланси, окремі різновиди актів та ін.
Затвердження має на меті санкціонувати поширення дії документа на певне коло підрозділів, організацій чи структурних осіб. Затвердження документів здійснюється двома способами: грифом затвердження або виданням розпорядчого документа (наказу, рішення).
Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.
Затвердження документа є особливим способом його засвідчення після підписання, що забезпечує поширення дії документа на відповідне коло установ або осіб.