Вступ

1.Поняття, ознаки групування та принципи утворення архівних колекцій

2. Класифікація, систематизація документів колекції, визначення її назви та хронологічних меж

3. Складання історичної довідки до фонду колекції, опису та довідкового апарату до нього

4. Оформлення справ

Висновки

Створення колекцій документів – це робота, пов’язана зі збором документів за зазначеною темою, їх упорядкуванням, описом і систематизацією.
Архівна колекція - це сукупність окремих документів різного походження ( утворених в процесі діяльності різних фондоутворювачів) та об’єднаних по одному або декільком ознакам. Архівна колекція, утворена архівом, називається архівним зібранням.
Утворювачами архівних колекцій можуть бути як фізичні особи, так і юридичні особи. Архівні колекції, сформовані юридичними особами, належать до архівних фондів офіційного походження, а сформовані фізичними особами – до архівних фондів особового походження. Належність архівного зібрання до кожної з цих груп визначається складом їх документів.

1. Архівознавство [Текст]: підруч. для студ. вузів України / редкол.: Я. С. Калакура (гол. ред.) та ін. – К., 1998. – 303 с.
2. Архівознавство [Текст]: підруч. для студ. іст. ф-тів вищ. навч. закл. / Я.С. Калакура (ред.), І. Б. Матяш (ред.). Держкомархів України; Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — 2-е вид., випр. і доп. — К.: ВД «КМ Академія», 2002. — 356 с.
3. Боряк, Г. Архівні документи на аукціонах світу як нова загроза національній архівній спадщині [Текст] / Г. Боряк. – К., 2006. – 58 с.
4. Боряк, Г. Викрадення архівних документів [Текст]: український досвід, висновки, уроки [Текст] / Г. Боряк // Арх. України. - 2005. – № 5-6. - С. 5 – 11.
5. Гика, В.М. Правове забезпечення діяльності архівних установ в сучасних умовах [Текст] / В. М. Гика // Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні: доп. та повідомл. наук. конф. (15-16 берез. 1995 р.). – К., 1996. – С. 193-194.
6. Державна програма розвитку архівної справи на 2006-2010 роки [Текст]: проект // Арх. України. -2005. - № 4. - С. 5-19.
7. Домаркас, В. Принципи законодавства з архівної справи і діловодства [Текст] / В. Домаркас // Арх. України. – 2004. – № 3. – С. 57-72.
8. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення [Текст]: ДСТУ 2392-94: чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994. – 53.
9. Сорока, Ю. Документознавство та його роль і місце в системі історичної науки [Текст] / Ю. Сорока; редкол.: Я. С. Калакура (гол.ряд.) та ін.// Спеціальні галузі історичної науки: зб. на пошану Марка Якимовича Варшавчика. – К., 1999. – С. 91 – 94.
10. Швецова-Водка, Г. М. Книга і документ в системі соціальних комунікацій [Текст] / Г. М. Швецова-Водка. – К., 2001. – 564 с.

Відповідно до статті 5 Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", архівний фонд формується у визначеному порядку з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а також архівних документів громадян і їх об'єднань. Поняття архівного фонду також включає в себе архівні колекції.

Останнім часом особлива увага приділяється формуванню архівних фондів, зокрема груп фондів архівних колекцій. Сучасні реалії архівної справи вимагають удосконалення цього процесу. Дослідження історії та методів створення архівних колекцій, що зберігаються в обласних державних архівах, та узагальнення цього досвіду сприяли розробці методичних рекомендацій. Мета цих рекомендацій - допомогти працівникам архівних установ у створенні та оформленні архівних колекцій.

Методичні рекомендації складаються з чотирьох розділів, які охоплюють питання різновидів колекцій та принципів їх формування, основні етапи класифікації та систематизації документів, визначення найменування фонду та його хронологічних меж, опису документів, створення довідкового апарату до опису, формування та оформлення файлів колекцій.

Порядок організації роботи зі створення архівних колекцій, обліку документів, їх обробки та відбору для зберігання, а також складання довідкового апарату регламентований "Правилами роботи державних архівів України" (2004) та "Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій" (2009) і є обов'язковими при формуванні архівних колекцій.

Систему архівних установ України формує загальний комплекс архівів і архівних підрозділів, які відповідають за створення, зберігання та використання Національного архівного фонду та інформації, що міститься в архівних документах. Ці установи виконують управлінські, науково-дослідні та довідково-інформаційні функції в архівній справі.

Організація документів в Національному архівному фонді передбачає різні структурні рівні: міжархівний - розподіл комплексів документів між архівними установами; внутрішньо архівний - формування цілісних документальних комплексів в межах окремого архіву; внутрішньо фондовий - систематизація документів на рівні фонду, де сукупність документів систематизується в межах окремих справ (одиниць зберігання, одиниць обліку).

Основні аспекти організації роботи архівних установ пов'язані із соціальними функціями, які вони виконують як центри зберігання та використання інформаційних ресурсів. Структура, персонал, матеріально-технічні та фінансові ресурси архівів визначаються їхнім статусом, завданнями та функціями. Діяльність архівних установ регулюється нормативними актами та відображається у планах роботи та звітах.

Науково-дослідна та методична робота становить один із ключових напрямків діяльності державних архівних установ. Її метою є розвиток та вдосконалення архівної справи на наукових засадах, раціоналізація роботи архівістів, поліпшення організації документів у діловодстві та підвищення ефективності виконання основних завдань і функцій архівів. Архівна евристика та архівний маркетинг є актуальними напрямками для сучасних архівних установ.