ВСТУП
РОЗДІЛ 1. ДОКУМЕНТ ЯК ПРЕДМЕТ ТЕОРЕТИЧНИХ ДОСЛІДЖЕНЬ
1.1. Визначення поняття «документ» в сучасному документознавстві
1.2. Системний підхід до вивчення документа
РОЗДІЛ 2. СКЛАДОВІ ЧАСТИНИ ДОКУМЕНТА ЯК СИСТЕМИ
2.1. Властивості, ознаки та функції документа
2.2. Структура документа
2.3. Реквізити документа
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

Поняття "документ" є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.
Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.
На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.
У документоведенні застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".
Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).
В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):
1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [9, с. 11].
Названі в визначеннях ознаки документа припускають:
- наявність інформації, змісту;
- стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
- функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.
Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна "документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося.
Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає, заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.
Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як сворений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.
Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ

1. Буран В. Я. Бібліографія: Заг. курс. Навч. посібн. для культ.-освіт. уч-щ. -К.: Вища шк., 1984. - 215 с.
2. З історії книги та бібліографії: Зб. наук. Праць / АН УРСР. Львів. наук. б-ка ім. В.Стефаника; Редкол.: М.В.Лізанець (відп. ред.) та ін. - К.: Наук. думка, 1990. - 128, с.
3. Здобнов Н. В. Труды по библиографоведению и книговедению: Избранное. - М.: Книга, 1980. - 272 с.
4. Книгознавство та бібліографія: Зб. наук. Праць /АН УРСР,; Львівська наук. б-ка ім. В. Стефаника. - К.: Наук. думка, 1983. -151 с.
5. Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики /Hаук. ред. і автор вступ. ст. Шведова - Водка Г.М.; Книжкова палата України. - К.: Кн. палата України, 1999. - 115 с.
6. Коршунов О. П. Библиография: теория, методология, методика. - М.: Книга, 1986. - 285, с.
7. Коршунов О. П. Библиографоведение: Общ. курс: Учеб. для библ. фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов. - М.: Кн. палата, 1990. -231, с.
8. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання, 2000. - 459 с.
9. Кушнаренко Н. Н.Документоведение: Учебник. - К.: Знання, 2006. - 459 с.
10. Отле, Поль Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера информатики; Пер. с англ. и фр., предисл., сост., коммент. Р. С. Гиляревского; Рос. гос. б-ка. -М.: ФАИР-ПРЕСС: Пашков дом, 2004. - 348, с.
11. Патока В. Дослідження спадщини українських бібліографів: історія і сучасність // Вісник Книжкової палати. - 2003. - № 1. - С.21-23
12. Плешкевич Е. Документоведение и теория библиографии в поисках своего " документа" // Библиотековедение. - 2004. - № 4. - С. 44-47
13. Політова О. До питання бібліографічного відображення вітчизняного документального потоку з історії України : 90-ті роки ХХ ст. - початок ХХІ ст. // Бібліотечна планета. - 2007. - № 1. - С.10-13
14. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознаства та бібліотечно-бібліографічних наук. // Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 3. - С. 22 - 23
15. Швецова-Водка Г. М. Вступ до бібліографознавства; Ред. Валентина Вдовиченко; М-во освіти і науки України, Рівненський держ. гуманіт. ун-т. -К.: Кондор, 2004. - 217 с.
16. Яковлєва Ю. Оцінка інформативності документів як напрям інтелектуалізації пошукових систем наукових бібліотек //Бібліотечний вісник. - 2005. - № 1. - С. 25-27

ВСТУП

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі" [8, с. 6].
Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.) [8, с. 6].
Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.
Актуальність. Поняття "документ" є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.
Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.
На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.
У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".
За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань.
Тема: Тема: «Документ, як система».
Мета: охарактеризувати сутність терміна „документ”, розкрити його ознаки та властивості
Завдання роботи:
- розкрити сутність документа, його властивості, ознаки та функції;
- визначити інформаційну складову документа;
- показати співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій".
Об`єктом дослідження є документ.
Предмет дослідження – теоретичні аспекти визначення поняття «документ» - як основний вид обміну інформацією.

ВИСНОВКИ

Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" - вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.
У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".
Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).
В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):
1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [9, с. 11].
Названі в визначеннях ознаки документа припускають:
наявність інформації, змісту;
стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.
Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.
Як і будь-який об`єкт, документу властива безліч властивостей (відмітних якостей).
Найбільш суттєві їх такі:
а) атрибутивність документа, тобто наявність невід`ємних додатків, без яких його існування неспроможне. Документ як цілісна система складається із двох основних складників - інформаційної та матеріальної. Відсутність однією зі складових перетворює документ в не документ (в усне мовлення, річ);
б) функціональність документа, тобто його призначення передачі інформації в просторі і часі. Документ - поліфункціональний об`єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;
в) структурність документа, тобто тісний взаємозв`язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей за різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають майже всі функціонуючі у системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями тощо. Саме структура забезпечує ефективність використання коштів і довгочасність зберігання документа.
До відмітних ознак документа відносяться:
а) наявність смислового семантичного змісту. Документ - носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.
б) стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання засобів і переміщення інформації у просторі і часі;
в) призначення від використання у соціальній комунікації. Документи - це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;
г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення може не бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, бо є ряд незавершених повідомлень, мають особливе значення фінансування наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи) [8, с. 17].